Huhu,

nachdem es in meinem letzten Artikel um das Sommerfest ging, geht es diesmal ganz allgemein um Firmenevents für Mitarbeiter.

1. Startet den ersten Tag mal anders

Durch einen Artikel der Deutschen Handwerkszeitung wurde mir wieder bewusst, wie langatmig der erste Tag für Auszubildende doch oft gestaltet wird. Begrüßung und Betriebsrundgang – super. Wer sowas schon öfter mitgemacht hat weiß, dass man spätestens nach dem 10. Kollegen und der 15. Maschine sowieso abgeschalten hat. Doch was für Alternativen gibt es?

• Wie wäre es mit einer Art Schnitzeljagd durchs Unternehmen? Die Auszubildenden bekommen einen Plan vom Unternehmen mit verschiedenen Stationen. Dort können sie sich über die jeweiligen Maschinen/ Kollegen informieren und im besten Fall kleine praktische Aufgaben bewältigen. Alternativ könntest du auch Fragebögen vorbereiten und deine Auszubildenden sollen die Kollegen zu ihren Aufgaben und Tätigkeiten befragen.
• Falls eine Schnitzeljagd nicht geht, wie wäre es mit einem Brettspiel? So eine Art Mensch ärgere dich nicht auf einem Plan eures Betriebsgeländes. Oder mach daraus ein Projekt für deine Auszubildenden – sie können ein Firmen-Brettspiel für die künftigen Auszubildenden entwerfen. Falls du gerade die Braue lüpfst, dass sowas doch nicht ausbildungsrelevant sei … doch ist es – denn du sollst auch Schlüsselkompetenzen wie Selbstständigkeit und Kreativität fördern.
• Falls ihr ein kleines Unternehmen seid, wo sich all das nicht anbietet, ist auch ein kuschliges kleines Frühstück mit allen Kollegen eine tolle Idee. So lernt ihr euch in einer ungezwungenen Situation besser kennen.

Binde bei den Planungen für den ersten Ausbildungstag oder die Kennenlernwoche ruhig deine Auszubildenden ein. Sie haben sicher noch viel bessere Ideen.

2. Es muss nicht immer das Firmengelände sein!

Doch weiter zu Firmenevents für die ganze Belegschaft. Oft fällt hier die Wahl auf eine Veranstaltung auf dem Betriebsgelände. Das ist schön – muss aber nicht sein, denn inzwischen gibt es zahlreiche Anbieter für Gruppenevents in ganz Deutschland. Bei der Wahl würde ich dir allerdings zu einem lokalen Unternehmen tendieren, um einen Ansprechpartner direkt vor Ort zu haben. Darüberhinaus haben die Organisatoren oftmals Ideen, wie ihr eure Umgebung gemeinsam erkunden könnt. Möchtest du beispielsweise ein Gruppenevent in Frankfurt organisieren, bietet sich natürlich eine Bootstour auf dem Main an. Oder wie wäre es mit einem Besuch des Goethe-Hauses, mit anschließendem Festschmaus durch die Frankfurter Küche?

Wichtig ist, dass das Event zu euch passt. Achtet dabei auch besonders auf Kollegen, die bestimme Einschränkungen oder Allergien haben.

3. Trockenübungen sind sinnvoll

Soll das Event etwas ganz besonderes sein, ist eine Generalprobe sinnvoll – denn woran es hängt, merkt man leider erst, wenn alles schon im vollen Gange ist. Daher ist es sinnvoll alles rechtzeitig zu simulieren um zu merken, wo es Probleme geben kann.

Wirkt das auf dich übertrieben? Mag sein – doch bedenke, dass viele Unternehmen nur eine Firmenveranstaltung im Jahr haben – die soll dann auch einfach super werden.

4. Gut geplant ist halb gefeiert

Zum Abschluss noch zwei wichtige Tipps: Lasst die Vorbereitung für euer Firmenevent nicht einfach laufen, sondern plant es wirklich. Sinnvoll ist ein Briefing mit folgenden Aspekten:

Punkte die in jedem Briefing abgefragt werden sollten:

• Was wird gefeiert?
• Wer seid ihr und was erhofft ihr euch von dem Event?
• Wann findet das Event statt?
• welches Budget steht euch zur Verfügung?
• Gibt es Vorschläge oder Wünsche aus dem Team?
• Wisst ihr schon, was ihr gar nicht wollt?

Der letzte Punkt wird oft vergessen – aber sind wir mal ehrlich. Wir Menschen wissen oft zuerst was wir nicht wollen – warum also nicht das Pferd von hinten aufzäumen und erstmal sammeln was doof ist?

5. Mit der Rückwärtsplanung weniger Stress

Apropos von hinten (ein Schelm, wer jetzt böses denkt). Wenn ihr die eben aufgeführten Punkte geklärt habt, geht bei der Planung rückwärts vor. Ein Beispiel:

• Das Event ist eine Weihnachtsfeier am 22. Dezember. Ihr habt euch für Bowlen mit anschließendem Essen entschieden.
• Zwei Wochen vorher sollten die Preise für die Siegerehrung bestellt werden, damit sie rechtzeitig ankommen.
• Wenn ihr Aktionen (wie z. B. Schrottwichteln) geplant habt, teilt diese ebenfalls mindestens einen Monat vorher mit, damit alle genug Zeit haben sich etwas zu überlegen.
• Sobald der Termin bestätigt ist, kann er auch der Belegschaft noch mal als fix mitgeteilt werden.
• Die Bahn und Lokal sollte bereits im August oder September gebucht werden, damit auch wirklich alles verfügbar ist.

Achtung: Bei minderjährigen Auszubildenden empfehle ich immer rechtzeitig eine schriftliche Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten einzuholen. Daraus sollten Name, Zeitpunkt der Veranstaltung, Programmpunkte und andere wichtige Aspekte ersichtlich sein. Bitte informiere dich und deine Kollegen auch vorab über die Bestimmungen des Jugendschutzgesetzes, die auch bei Firmenfeiern Anwendung finden.