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Routinen & standardisierte Arbeitsabläufe – hilfreich und ungemein effizient

Routinen und standardisierte Arbeitsabläufe - hilfreich und ungemein effizient

Das erfährst du: Die Schritte auf dem Weg zu Routinen & standardisierten Arbeitsabläufen: 1. Analysiere deine Arbeitsschritte ✔ 2. finde Verbesserungen ✔ Die Vor- und Nachteile von Routinen bzw. standardisierten Arbeitsabläufen ✔


Kennst du das Phänomen, Aufgaben im Alltag einfach zu bewältigen, ohne dir großartig darüber Gedanken zu machen? Egal ob einfache Aufgaben wie von A nach B zu fahren, die Ablage, Post, Wareneingangskontrolle oder komplexe Herausforderungen wie Projekte umsetzen – vieles arbeitet man einfach nach eigenem Gutdünken ab, ohne die Prozesse dahinter zu überdenken.

Als ich zum ersten Mal ausbildete merkte ich dann schnell, dass es gar nicht so einfach war, meiner Auszubildenen meine Arbeitsabläufe zu vermitteln. Nicht, weil es an ihr lag – sondern weil ich mir nie zuvor die Zeit genommen hatte, meine Art der Arbeit zu reflektieren. Obwohl ich meine Unterweisungen wirklich gut plante, fielen mir dann immer noch Dinge ein, die ich einschieben musste – wodurch es dann doch mal schnell unübersichtlich wurde.

Nach den ersten misslungenen Unterweisungen wurde mir klar, dass das so nicht weitergehen konnte: Meine Auszubildende war verwirrt und ich frustriert. Greensmilies.comSo hatte ich mir das Leben als frischgebackene Ausbilderin nicht vorgestellt. Greensmilies.com

Meine Lösung: Routinen bzw. standardisierte Arbeitsabläufe

Doch dann kam mir eine Idee. Ich fing an meine Arbeitsabläufe zu dokumentieren und so Leitfäden für die Lösung bestimmter Probleme zu erstellen. In kürzester Zeit verbesserte ich so nicht nur die Qualität meiner Unterweisungen und schuf Anleitungen/ Checklisten für meine Arbeit, sondern erkannte auch völlig unsinnige Dinge in meiner eigenen Arbeitsweise. Wie ich dabei vorgegangen bin? Das verrate ich dir jetzt! Greensmilies.com

Schritt 1 auf dem Weg zu standardisierten Arbeitsabläufen: Analysiere deine Arbeitsschritte

Jap ich weiß, das klingt dröge. Aber es hilft. Ich nahm mir die Zeit und dokumentierte wirklich jeden kleinen Teilschritt bei der Bewältigung einer Aufgabe. Wenn ich mit dem ersten Durchlauf fertig war und die Aufgabe erneut vor mir lag, nahm ich mir die Checkliste wieder vor und prüfte während der Arbeit, ob ich eventuell Schritte vergessen hatte. 

Meine Ziele waren:

  • meine eigene Arbeitsweise unter die Lupe zu nehmen 
  • meiner Auszubildenden vollständige Arbeitsabläufe bzw. Routinen aufschreiben zu können, an denen sie sich orientieren konnte

Mir war allerdings trotzdem wichtig, dass sie ihren Blick dafür wahrte, ob Aufgaben auch leichter erfüllt werden können. Ich kann mich selbst noch an eine Situation mit meiner eigenen Ausbildern erinnern, in der sie schon seit Jahren viel Zeit durch das händische Adressieren von Briefen verlor, weil sie die Funktion Serienbriefe in Word nicht kannte. Genau das wollte ich vermeiden. Wenn meine Auszubildende eine Idee hatte, wie etwas schneller ging, sollte sie mich ruhig damit inspirieren.  

Schritt 2 auf dem Weg zu standardisierten Arbeitsabläufen: finde Verbesserungsmöglichkeiten

Obwohl es ursprünglich gar nicht mein Ziel war, bemerkte ich durch diesen ungewohnten Blick auch Probleme an meiner Arbeitsweise. Teilweise hatte ich Wartezeiten, musste Dinge wiederholen oder mehrmals prüfen – einfach weil meine Arbeitsweise doch nicht so ausgefeilt war, wie ich dachte. Einige Dinge, die ich dadurch änderte:

  • Ich begann gleiche Arbeitsschritte zu bündeln. Ein ganz plakatives Beispiel:
    • Während ich vorher beim Schreiben des Postausgangsbuchs einen Brief nahm, alles relevante eintrug und ihn dann frankierte,
    • merkte ich schnell, dass es viel effizienter war, erst alle Briefe einzutragen und dann alle in einem Rutsch zu frankieren.
  • Ich erstellte Checklisten für seltene Aufgaben. Denn ich merkte im Rahmen meiner Analyse auch, dass ich vor allem bei Aufgaben, die nur selten vorkamen, unnötig lange brauchte, weil ich überlegte wie ich nun damit beginne. Dank diesen Checklisten hatte ich nun selbst auch eine Arbeitserleichterung.
  • Ich merzte unnötige Laufwege aus. Noch ein ganz einfaches Beispiel:
    • Wenn ich Waren einsortierte und dabei den Lieferschein kontrollierte, merkte ich oft, dass ich keinen Kugelschreiber zum Abhaken hatte. Dann ging ich zum Schreibtisch und holte einen. Das sind nur ein paar Schritte, aber sie kosten Zeit. 
    • Inzwischen liegt in einem Fach im Materialschrank ein Kugelschreiber, damit ich mir den Weg und die Zeit spare. Das habe ich Zuhause übrigens auch übernommen: In jedem Raum liegen Stifte und eine Schere, denn du kannst dir nicht vorstellen, wie oft ich meinen Mann fragte “Schatz, wo ist die Schere???” oder “Schatz, bringst du mir bitte einen Kugelschreiber mit?”

Du merkst wahrscheinlich schon, es sind keine großartigen Dinge, sondern eben Kleinigkeiten – aber die sind es auch, die uns im Alltag oft Zeit und Geld kosten.

Die Vor- und Nachteile von Routinen bzw. standardisierten Arbeitsabläufen

Vorteile Nachteile
  • Während der Dokumentation der einzelnen Teilschritte machst du dir deine Vorgehensweise bewusst – so reflektierst du deine Arbeitsweise und merkst im besten Fall, an welchen Stellen du unnötige Zeit verplemperst.
  • Deine Arbeitsabläufe werden transparent. Das hilft nicht nur bei Unterweisungen, sondern auch deinem Auszubildenden (wenn du z. B. krank bist und er eine neue Aufgabe lernen soll). So kannst du ihm einen Leittext bzw. eine Checkliste an die Hand geben, mit der er die einzelnen Arbeitsschritte selbstständig nachvollziehen kann.
  • Solltest du später weitere Mitarbeiter oder Auszubildende einarbeiten, kannst du deine Dokumentationen immer wieder nutzen.
  • Okay, zugegeben, das Ganze kostet Zeit. Aber glaub mir – das was du dadurch an Zeit, Geld und Nerven einsparst ist unbezahlbar.

Übrigens: Routinen und standardisierte Arbeitsabläufe sind nicht nur für dein Unternehmen und deine Arbeit unglaublich praktisch. Auch dein Gehirn freut sich darüber. Das ist nämlich eigentlich ziemlich faul und versucht Dinge mit so wenig Energieaufwand wie möglich zu bewältigen. Jedes Mal wenn du Nachdenken musst, kostet das Energie – die dir an anderer Stelle fehlt. Mit Hilfe von Anleitungen und Checklisten ersparst du dir das Gegrübel und bist so deutlich produktiver. Greensmilies.com

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