Organisieren als Ausbilder – meine 4 Lieblingstipps

Ich kann mich noch gut an die Zeit erinnern, als ich das erste Mal ausgebildet habe. Alles war neu, aufregend …. Und chaotisch. 😅 Mit der Zeit habe ich aber ein System für mich entwickelt, das funktionierte. 4 dabei besonders wichtige Dinge möchte ich dir in diesem Ratgeber verraten.

Unser betrieblicher Ausbildungsplan als Wand-Deko

Im Arbeitsalltag gehen Unterweisungen manchmal unter. Als ich nach den ersten sechs Monaten prüfte, wie viele Inhalte ich schon vermittelt hatte fiel mir auf, dass es eine ziemlich große Differenz zwischen Soll und Ist gab.

Während ich überlegte, wie ich das künftig vermeiden könnte, fiel mein Blick auf den Wandkalender meiner Kollegin. Darin waren Urlaube der Kollegen, Feiertage und andere relevante Informationen vermerkt. Alles Vergangene hakte sie feinsäuberlich ab.

Kurzerhand adaptierte ich die Idee für meine Ausbildungsplanung. Ich besorgte mir einen frischen Wandkalender, schmale und verschiedenfarbige Post-its (für die unterschiedlichen Themenbereiche) und übertrag die Inhalte auf die kleinen Zettel. Dann klebte ich die Post-its in die jeweiligen Zeiträume, in denen ich die Inhalte vermitteln wollte. Dabei prüfte ich noch mal mit Hilfe des Rahmenlehrplans der Schule gegen, ob die Inhalte wirklich in den Zeitraum vermittelt werden würden, um eine möglichst hohe didaktische Parallelität zu erreichen.

Am Ende lag vor mir ein kunterbunter Wandkalender, der nur noch darauf wartete an die Wand zu kommen.

Warum Post-its? Ganz einfach: Der Ausbildungsalltag ist so unberechenbar, wie das Leben selbst. Daher war mir wichtig, dass ich die Themen verschieben konnte.

Mögliche Gründe hierfür konnten sein:

  • andere Unterweisungen doch wichtiger wären
  • Auszubildende oder ich kurzfristig krank werden oder
  • andere Probleme auftraten.

Nach dem eine Unterweisung vermittelt wurde, klebte ich das Post-it mit einem Haken eine Woche weiter – um mich daran zu erinnern, das Gelernte noch mal kurz zu wiederholen bzw. abzufragen. Danach nahm ich den Klebezettel endgültig ab. Denn: ein leerer Kalender bedeutete, dass alles vermittelt wurde.

Gut gekennzeichnet ist halb gefunden

Ein zweites großes Dilemma war das Suchen von Dokumenten. Ausbildungsverordnungen, Ausbildungsrahmenpläne, betriebliche (und möglicherweise individuelle) Ausbildungspläne, spannende Artikel, Hinweise von den Kammern und vieles mehr sammelte sich im Laufe der Zeit in meinen Ordnern.

Irgendwann verlor ich schlichtweg den Überblick und war mehr mit Suchen als mit Ausbilden beschäftigt. Damals organisierte ich mich noch nicht papierlos, daher benötigte ich dringend ein besseres Ordnungssystem.

Ich erinnerte mich daran, dass wir in der Berufsschule mal das Bedrucken von Etiketten für Ordnerrücken durchgenommen haben. Auf einer Diskette (ja, richtig gelesen! 😅) fand ich sogar noch die Word-Vorlage dafür. Diese passte ich auf die Breite unserer Ordnerrücken an, bastele unser Logo darauf und beschriftete sie mit den Inhalten der Ordner. Dadurch hatte nicht nur das Suchen endlich ein Ende, sogar die Ordner sahen auch noch deutlich schöner aus.

📢 Extra-Tipp: Mit der Zeit nutzten wir Aufkleber nicht mehr nur für unsere Organisation. Wie dieser Artikel von Westerland Online zeigt, sind sie auch ein tolles Werbemittel. Daher bekommen unsere Auszubildende seit einigen Jahren zum Jahreswechsel einen Taschenbuch-Kalender samt Werbeaufkleber von unserem Unternehmen. Da die Auszubildenden ihre Kalender auch privat nutzen, konnten wir so ganz elegant unser Ausbildungsmarketing ankurbeln. Einige berichteten tatsächlich, dass sie schon öfter von Freunden/ Bekannten auf unseren Betrieb angesprochen wurden und sie nach dem Gespräch bei uns für das nächste Ausbildungsjahr bewarben. 🥰

Ein Timer für die Prüfungsvorbereitung

Für den gesamten Prozess der Prüfungsvorbereitung (darin schließe ich Vorgespräche, Aufgaben bestellen, Übungsprüfungen etc. ein) plane ich etwa sechs Monate ein. Das klingt lang, doch die Zeit (vor allem das letzte halbe Jahr!) vergeht so schnell, dass ich lieber zu früh beginne als zu spät.

Damit ich auch darüber nicht den Überblick verliere, habe ich auf besagtem Wandkalender eine Art Timer für die Prüfungsvorbereitung:

  • theoretischer Soll-Ist-Vergleich der vermittelten Ausbildungsinhalte
  • praktischer Test mit den Auszubildenden: wie viel sitzt wirklich? Wo ist Wiederholungsbedarf?
  • Planung für die Wiederholung
  • Bestellen der Prüfungsaufgaben der letzten Prüfung
  • Simulierung von Übungsprüfungen

Da ich im letzten Halbjahr versuche, keine neuen Inhalte mehr zu vermitteln, haben wir genug Zeit für die Prüfungsvorbereitung – außer natürlich das Leben kam dazwischen und die Jahresplanung ging nicht auf. 🙈

Mein kleines schwarzes Büchlein

Wie ich schon öfter in Blog-Artikeln schrieb, spielt uns unser Gedächtnis gerne Streiche. Je nachdem wie sehr wir jemanden mögen sind Dinge wie Unpünktlichkeit, Probleme mit dem Benehmen und andere Schwierigkeiten mehr oder weniger schlimm. Da ich mich bei der Bewertung des Verhaltens meiner Auszubildenden nicht auf mein Gefühl sondern Tatsachen verlassen wollte, dokumentierte ich alles in einem kleinen schwarzen Notizbuch (inzwischen digital):

  • Positive Entwicklungen
  • Verspätungen
  • Inhalte von Feedbackgesprächen
  • Hinweise von der Berufsschule
  • Noten
  • Und alles andere, was mir wichtig erscheint.

Jeder meiner Auszubildenden hatte einen festen Platz in diesem Notizbuch, damit ich nicht lange suchen musste, wenn ich nachschauen wollte, zum wievielten Male jemand zu spät kommt oder ob mir Sache XYZ schon mal aufgefallen ist.

Klar, das macht im Alltag ein wenig Arbeit – aber in Feedbackgesprächen ist es beispielsweise deutlich einfacher konkrete Dinge aufzuzählen als nur zu sagen „Damals hast du ….“.

💡 Tipp: Noch viel hilfreicher sind derartige Notizen für Abmahnungen. Da es hierbei zwingend erforderlich ist, den Verlauf des Fehlverhaltens genau wiederzugeben, sind solche Vermerke eine immense Hilfe.

Hast du noch weitere Tipps? Dann ab damit in die Kommentare. Ich freue mich auf deine Nachricht!

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